Archiwa

Instrukcja archiwalna

Zarządzenie Nr 8/05
Wójta Gminy Miastkowo
z dnia 10 maja 2005r.



w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej


§ 1


Na podstawie art.6, ust.2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. ( Dz.U. Nr 38, poz. 173 z póź. zmianami) o zasobie arcchiwalnym i archiwach, wprowadzam obowiązek stosowania instrukcji regulującej zakres działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy
w Miastkowie oraz zasady postępowania z dokumentacją w Urzędzie.

§ 2


Instrukcja o której mowa w § 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.


§ 3


Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.





INSTRUKCJA ARCHIWALNA
określająca zasady i tryb postępowania
z dokumentacją biurową oraz zasady
funkcjonowania archiwum zakładowego


§ 1

Instrukcja określa:

- tryb przekazywania akt przez referentów do archiwum zakładowego,
- zasady brakowania akt,
- zasady wypożyczania akt,
- sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum,
- zasady współpracy z Archiwum Państwowym.

§ 2

1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2.W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego.

§ 3

1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w urzędzie dzieli się na:
1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, wchodzące w skład państwowego
zasobu archiwalnego, zwaną „ materiałami archiwalnymi”,
2) dokumentację niearchiwalną, która nie stanowi materiałów archiwalnych, zwaną
„ dokumentacją niearchiwalną”.
2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,
dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany,fotografie,filmy
i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich
wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej
o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych
państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,
o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze
politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji
i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu
terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała
w przeszłości i powstająca współcześnie.
3. Materiały archiwalne oznacza się symbolem „ A”, przeznaczone są one na wieczyste
przechowywanie.
Materiały archiwalne należy przechowywać w archiwum zakładowym przez okres do
25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tego okresu należy przekazać je do
archiwum państwowego.

4. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „ B”, z tym że:
- symbolem B z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji
o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu,
- symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe
znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na
makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych,
- symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej formę, treść i
znaczenie.Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może
dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne, np.
niektóre akta osobowe, skargi i wnioski.
Dokumentację niearchiwalną przechowuje się przez okresy ustalone w jednolitym
rzeczowym wykazie akt.
§ 4

1. Sposób postępowania z aktami tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują odrębne
przepisy.
2. Od akt jawnych różnią się sposobem obiegu oraz sposobem przechowywania.

§ 5

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od referentów
lub wydziałów,
2) prowadzenie środków ewidencyjnych archiwum,
3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
4) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
5) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu,
6) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu
zgody właściwego archiwum państwowego,
7) ochronę dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą akt,
8) opracowywanie rocznego planu przekazywania akt w porozumieniu z kierownikami
wydziałów lub poszczególnymi referentami.

§ 6

Tryb przekazywania akt przez referentów do archiwum zakładowego

1. Referenci lub kierownicy wydziałów przekazują do archiwum zakładowego:
1) akta spraw ostatecznie załatwionych, niepotrzebnych do dalszego urzędowania, po
upływie 1 roku,
2) akta referenci przekazują w stanie uporządkowanym, tylko kompletnymi rocznikami.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
- ułożenie pism w obrębie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną
i według spisu spraw, który winien znajdować się w każdej teczce, oznacza to, że
pisma najstarsze (np. ze stycznia) są na górze teczki, a pisma najmłodsze
( np. z grudnia) są na spodzie teczki, powyższa zasada obowiązuje także przy
układaniu pism w obrębie spraw, takie ułożenie pism jest wymagane szczególnie
w odniesieniu do materiałów archiwalnych (kat. A),
- w trakcie układania pism, należy usunąć wszystkie części metalowe ( spinacze,
zszywki) oraz zbędne egzemplarze tych samych pism,
- referenci muszą także:
> ułożyć teczki, księgi, rejestry itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego
rzeczowego wykazu akt,
> opisać teczki na ich zewnętrznej stronie,
> w odniesieniu do kategorii A – przesznurować całość akt, ponumerować strony
ołówkiem zwykłym i oznaczyć na zewnętrznej , spodnij stronie okładki liczbą
stron zawartych w teczce.

§ 7

Spisy zdawczo – odbiorcze należy sporządzić osobno (zał. nr 1)

- w 4 egzemplarzach dla dokumentacji kat. „A”,
- w 3 egzemplarzach dla kat. „B”,
z których 1 z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, pozostałe egzemplarze otrzymuje prowadzący archiwum zakładowe.
Spisy podpisują kierownik wydziału, referent przekazujący oraz pracownik przyjmujący akta.

§ 8

Zasady brakowania akt w archiwum

Wydzielanie dokumentacji
1.Co roku pracownik prowadzący archiwum zakładowe dokonuje przeglądu
i wydzielenia dokumentacji.

Przez wydzielenie należy rozumieć:
< wyłączenie dokumentacji kat. „A”, podlegającej przekazaniu do archiwum
państwowego,
< wyłączenie dokumentacji kat. „B” na makulaturę,
< wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE”, przeznaczonej do ekspertyzy.
2. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od
1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia.
3. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie.

Komisja składa się z:
- osoby wyznaczonej przez Wójta Gminy obeznanej z pracą całego urzędu,
- osoby prowadzącej archiwum zakładowe,
- osoby , której akta przeznaczone są na wybrakowanie.
4. Wydzielenie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych
oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja
dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.
5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kat.”A”, natomiast ma prawo
wnioskować do archiwum państwowego o przekwalifikowanie dokumentacji kat.
„B” do kat. „A”, przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kat. „B”.
6. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół,
do którego dołącza spisy dokumentacji kat. „A” i „B”.
7. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem należy
przedłożyć do zatwierdzenia Wójtowi Gminy.

§ 9

Przeznaczenie dokumentacji kat. „B” na makulaturę

1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego
archiwum państwowego dla uzyskania zgody na jej zniszczenie. Spisy te wraz
z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.
2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na
makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie
jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych.

§ 10

Zasady wypożyczania akt

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kat. „A” i „B” dla celów
służbowych (urzędowych) wyłącznie własnym pracownikom, oraz na żądanie
organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, także dla celów
naukowo-badawczych.
2. Udostępnienie akt dla celów urzędowych następuje za zgodą kierownika komórki
organizacyjnej, z której dane akta pochodzą na podstawie kart udostępnienia
(wzór karty- zał. nr 2).
3. Wydawanie akt poza obręb urzędu następuje wyłącznie za zgodą Wójta, na
podstawie pisemnego wniosku instytucji , której ma nastąpić wydanie akt.
4. Udostępnianie dokumentacji winno odbywać się w pomieszczeniu archiwum pod
nadzorem pracownika odpowiedzialnego za archiwum.
5. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal
archiwum na teren pomieszczeń biurowych urzędu.
Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce
ponumerować oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów,
plansz itp.).
6. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:
< dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika wydziału, który ją przekazał,
< dokumentacji uszkodzonej,
< środków ewidencyjnych archiwum.
7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadza wyłącznie
archiwista.
8. W miejscu wyjętej z półki dokumentacji należy włożyć kartę zastępczą.
9. Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie każdego roku
kalendarzowego i są przechowywane w archiwum przez 2 lata licząc od daty zwrotu
udostępnionych akt.
10.Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na
zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 11

Sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum

1. Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na
bieżąco. Ewidencja ułatwia kontrolę ilości i stanu przechowywania akt oraz
umożliwia szybkie odszukanie akt na półkach.
2. Na ewidencję archiwum zakładowego składają się:
- spisy zdawczo-odbiorcze akt, oddzielnie dla materiałów kat. „A” i oddzielnie dla
kat. „B”,
- spisy te przechowuje się w dwóch teczkach i stanowią one inwentarze przejętych
do archiwum akt od początku jego istnienia,
- numeracja poszczególnych spisów zdawczo-odbiorczych powinna być ciągła, a nie
oddzielna dla każdego roku,
- należy także gromadzić 2-gie egzemplarze spisów w oddzielnych teczkach dla
każdej komórki organizacyjnej. W teczce danej komórki organizacyjnej należy
przechowywać spisy zdawczo-odbiorcze ,w kolejności ich wpływu,
- wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, w których należy rejestrować napływające do
archiwum akta i spisy zdawczo-odbiorcze (wzór-zał. nr 3),
- kartoteka udostępniania akt,
- protokoły o braku lub zniszczeniu akt, należy przechowywać w oddzielnej teczce
w układzie chronologicznym,
- spisy dokumentacji niearchiwalnej przy których należy przechowywać protokoły
oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz zgody z archiwum państwowego na ich
zniszczenie, spisy te winny być przechowywane w oddzielnej teczce w układzie
chronologicznym (wzór-zał. nr 4 i nr 5),
- spisy zdawczo odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum
państwowego (wzór-zał.nr 6).
Wszystkie pomoce ewidencyjne, z wyjątkiem kart udostępniania, stanowią materiały
archiwalne.

§ 12

Zasady współpracy z archiwum państwowym

1. Po upływie terminu określonego w § 3 ust.3 instrukcji - archiwum zakładowe
powinno przekazać materiały archiwalne całego urzędu do archiwum państwowego.
2. Materiały archiwalne przekazywać należy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego,
sporządzonego przez archiwum zakładowe w 3 egzemplarzach i podpisanego przez
Wójta. Jeden egzemplarz spisu pozostaje w archiwum zakładowym, dwa pozostałe
przekazuje się wraz z wnioskiem do archiwum państwowego.
3. Datę przekazania materiałów wpisuje się w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-
odbiorczego.
4. Koszty przekazania materiałów ponosi przekazujący.

Opublikował(a): Janina Cwalina