Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów.
Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki.
OK
Niedziela, 25 czerwca 2017 roku :: Imieniny: Łucji, Witolda, Wilhelma

Biuletyn Informacji Publicznych Gminy Miastkowo
szukaj w BIPie:

Urząd -> Archiwa


Instrukcja archiwalna

Zarządzenie Nr 8/05
Wójta Gminy Miastkowo
z dnia 10 maja 2005r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej
 


§ 1. Na podstawie art.6, ust.2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. ( Dz.U. Nr 38, poz. 173 z póź. zmianami) o zasobie arcchiwalnym i archiwach, wprowadzam obowiązek stosowania instrukcji regulującej zakres działania archiwum zakładowego przy Urzędzie Gminy w Miastkowie oraz zasady postępowania z dokumentacją w Urzędzie.

§ 2. Instrukcja o której mowa w § 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
 
 
 
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją biurową oraz zasady funkcjonowania archiwum zakładowego
§ 1. Instrukcja określa:

- tryb przekazywania akt przez referentów do archiwum zakładowego,
- zasady brakowania akt,
- zasady wypożyczania akt,
- sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum,
- zasady współpracy z Archiwum Państwowym.

§ 2. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2.W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego.

§ 3. 1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w urzędzie dzieli się na:
1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną „ materiałami archiwalnymi”,
2) dokumentację niearchiwalną, która nie stanowi materiałów archiwalnych, zwaną „ dokumentacją niearchiwalną”.
2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany,fotografie,filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
3. Materiały archiwalne oznacza się symbolem „ A”, przeznaczone są one na wieczyste przechowywanie.
Materiały archiwalne należy przechowywać w archiwum zakładowym przez okres do 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tego okresu należy przekazać je do archiwum państwowego.
4. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „ B”, z tym że:
- symbolem B z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
- symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych,
- symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej formę, treść i znaczenie.Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne, np. niektóre akta osobowe, skargi i wnioski.
Dokumentację niearchiwalną przechowuje się przez okresy ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
 
§ 4. 1. Sposób postępowania z aktami tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują odrębne
przepisy.
2. Od akt jawnych różnią się sposobem obiegu oraz sposobem przechowywania.

§ 5. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od referentów lub wydziałów,
2) prowadzenie środków ewidencyjnych archiwum,
3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
4) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
5) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu,
6) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego,
7) ochronę dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą akt,
8) opracowywanie rocznego planu przekazywania akt w porozumieniu z kierownikami wydziałów lub poszczególnymi referentami.

§ 6. Tryb przekazywania akt przez referentów do archiwum zakładowego
1. Referenci lub kierownicy wydziałów przekazują do archiwum zakładowego:
1) akta spraw ostatecznie załatwionych, niepotrzebnych do dalszego urzędowania, po upływie 1 roku,
2) akta referenci przekazują w stanie uporządkowanym, tylko kompletnymi rocznikami.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
- ułożenie pism w obrębie poszczególnych teczek zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw, który winien znajdować się w każdej teczce, oznacza to, że pisma najstarsze (np. ze stycznia) są na górze teczki, a pisma najmłodsze ( np. z grudnia) są na spodzie teczki, powyższa zasada obowiązuje także przy układaniu pism w obrębie spraw, takie ułożenie pism jest wymagane szczególnie w odniesieniu do materiałów archiwalnych (kat. A),
- w trakcie układania pism, należy usunąć wszystkie części metalowe ( spinacze, zszywki) oraz zbędne egzemplarze tych samych pism,
- referenci muszą także:
> ułożyć teczki, księgi, rejestry itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
> opisać teczki na ich zewnętrznej stronie,
> w odniesieniu do kategorii A – przesznurować całość akt, ponumerować strony ołówkiem zwykłym i oznaczyć na zewnętrznej , spodnij stronie okładki liczbą stron zawartych w teczce.

§ 7. Spisy zdawczo – odbiorcze należy sporządzić osobno (zał. nr 1)
- w 4 egzemplarzach dla dokumentacji kat. „A”,
- w 3 egzemplarzach dla kat. „B”,
z których 1 z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, pozostałe egzemplarze otrzymuje prowadzący archiwum zakładowe.
Spisy podpisują kierownik wydziału, referent przekazujący oraz pracownik przyjmujący akta.

§ 8. Zasady brakowania akt w archiwum

Wydzielanie dokumentacji
1.Co roku pracownik prowadzący archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji.

Przez wydzielenie należy rozumieć:
< wyłączenie dokumentacji kat. „A”, podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,
< wyłączenie dokumentacji kat. „B” na makulaturę,
< wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE”, przeznaczonej do ekspertyzy.
2. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia.
3. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie.

Komisja składa się z:
- osoby wyznaczonej przez Wójta Gminy obeznanej z pracą całego urzędu,
- osoby prowadzącej archiwum zakładowe,
- osoby , której akta przeznaczone są na wybrakowanie.
4. Wydzielenie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.
5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kat.”A”, natomiast ma prawo wnioskować do archiwum państwowego o przekwalifikowanie dokumentacji kat. „B” do kat. „A”, przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kat. „B”.
6. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy dokumentacji kat. „A” i „B”.
7. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem należy przedłożyć do zatwierdzenia Wójtowi Gminy.

§ 9. Przeznaczenie dokumentacji kat. „B” na makulaturę
1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zgody na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.
2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych.

§ 10. Zasady wypożyczania akt

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kat. „A” i „B” dla celów służbowych (urzędowych) wyłącznie własnym pracownikom, oraz na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, także dla celów naukowo-badawczych.
2. Udostępnienie akt dla celów urzędowych następuje za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dane akta pochodzą na podstawie kart udostępnienia (wzór karty- zał. nr 2).
3. Wydawanie akt poza obręb urzędu następuje wyłącznie za zgodą Wójta, na podstawie pisemnego wniosku instytucji , której ma nastąpić wydanie akt.
4. Udostępnianie dokumentacji winno odbywać się w pomieszczeniu archiwum pod nadzorem pracownika odpowiedzialnego za archiwum.
5. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum na teren pomieszczeń biurowych urzędu.
Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz itp.).
6. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:
< dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika wydziału, który ją przekazał,
< dokumentacji uszkodzonej,
< środków ewidencyjnych archiwum.
7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadza wyłącznie archiwista.
8. W miejscu wyjętej z półki dokumentacji należy włożyć kartę zastępczą.
9. Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie każdego roku kalendarzowego i są przechowywane w archiwum przez 2 lata licząc od daty zwrotu udostępnionych akt.
10.Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 11. Sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum

1. Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją, prowadzoną na bieżąco. Ewidencja ułatwia kontrolę ilości i stanu przechowywania akt oraz umożliwia szybkie odszukanie akt na półkach.
2. Na ewidencję archiwum zakładowego składają się:
- spisy zdawczo-odbiorcze akt, oddzielnie dla materiałów kat. „A” i oddzielnie dla kat. „B”,
- spisy te przechowuje się w dwóch teczkach i stanowią one inwentarze przejętych do archiwum akt od początku jego istnienia,
- numeracja poszczególnych spisów zdawczo-odbiorczych powinna być ciągła, a nie oddzielna dla każdego roku,
- należy także gromadzić 2-gie egzemplarze spisów w oddzielnych teczkach dla każdej komórki organizacyjnej. W teczce danej komórki organizacyjnej należy przechowywać spisy zdawczo-odbiorcze ,w kolejności ich wpływu,
- wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, w których należy rejestrować napływające do archiwum akta i spisy zdawczo-odbiorcze (wzór-zał. nr 3),
- kartoteka udostępniania akt,
- protokoły o braku lub zniszczeniu akt, należy przechowywać w oddzielnej teczce w układzie chronologicznym,
- spisy dokumentacji niearchiwalnej przy których należy przechowywać protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz zgody z archiwum państwowego na ich zniszczenie, spisy te winny być przechowywane w oddzielnej teczce w układzie chronologicznym (wzór-zał. nr 4 i nr 5),
- spisy zdawczo odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego (wzór-zał.nr 6).
Wszystkie pomoce ewidencyjne, z wyjątkiem kart udostępniania, stanowią materiały archiwalne.

§ 12. Zasady współpracy z archiwum państwowym

1. Po upływie terminu określonego w § 3 ust.3 instrukcji - archiwum zakładowe powinno przekazać materiały archiwalne całego urzędu do archiwum państwowego.
2. Materiały archiwalne przekazywać należy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez archiwum zakładowe w 3 egzemplarzach i podpisanego przez Wójta. Jeden egzemplarz spisu pozostaje w archiwum zakładowym, dwa pozostałe przekazuje się wraz z wnioskiem do archiwum państwowego.
3. Datę przekazania materiałów wpisuje się w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego.
4. Koszty przekazania materiałów ponosi przekazujący.



 

Informacje wytworzył(a) :Janina Cwalina2005-02-21
Wprowadził(a) :Marcin Łuba2016-03-15 10:21
Zatwierdził(a) :Marcin Łuba2016-03-15 10:21

  Wyświetleń : 320









Urząd Gminy Miastkowo
ul. Łomżyńska 32
18-413 Miastkowo

Godziny pracy :
poniedziałek - piątek
7.15 - 15.15

Kasa czynna
poniedziałek- piątek
10.00 - 12.00

TERYT
2007032

Telefony
86 217 48 78
86 217 48 66
86 217 42 19

Fax
86 217 49 96

E-mail
gmina.miastkowo@vp.pl

NIP
718-16-70-965

REGON
000536887

Gmina Miastkowo

NIP
718-209-59-60

REGON
450669950

Konto
BS ŁOMŻA Oddział MIASTKOWO

21 8757 1037 1300 0055 200 000 10

międzynarodowy numer konta IBAN i SWIFT
BS ŁOMŻA Oddział MIASTKOWO
POLUPLPR/PL

21 8757 1037 1300 0055 2000 0010
Copyright 2008-2017
Urząd Gminy Miastkowo