Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Miastkowo

Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2025 r., poz. 1153, 1436 ) oraz w związku z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U.  poz. 1815) oraz § 19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U.  poz. 773) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. W celu zapewnienia prawidłowego korzystania z obowiązkowego Krajowego Systemu  
e-Faktur (dalej: KSeF) w Gminie Miastkowo oraz  jej jednostkach budżetowych podlegających centralizacji rozliczeń VAT (zwanych dalej: Jednostkami) Skarbnikowi Gminy zostaje nadana rola Administratora głównego w KSeF dla Gminy Miastkowo – zwana dalej Administratorem głównym.
2. W razie nieobecności Skarbnika Gminy obowiązki Administratora głównego przejmie Sekretarz Gminy.
3. Do zadań Administratora głównego w szczególności należeć będzie nadawanie/odbieranie uprawnień do:
1) zarządzania uprawnieniami,
2) zarządzania jednostkami podrzędnymi,
3) dostępu i/lub wystawiania faktur,
4) przeglądania uprawnień oraz historii sesji.
4. Administrator główny nada uprawnienia Kierownikom jednostek – osoby te będą Administratorami jednostek podrzędnych.
5. Administrator główny  nada uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF w kontekście NIP Gminy Miastkowo oraz NIP Urzędu Gminy Miastkowo.
6. W celu zapewnienia aktualności i prawidłowości uprawnień Adminstrator główny prowadzi rejstr osób uprawnionych do pracy w KSeF, w którym odnotowuje się m. in. imię i nazwisko osoby uprawnionej oraz datę dokonania czynności.
§ 2. 1. Administratorzy jednostek podrzędnych o których mowa w § 1 ust. 4 nadadzą dalsze uprawnienia do pracy w KSeF w zakresie wystawiania faktur lub dostępu do faktur bądź do wystawiania faktur i dostępu do faktur oraz generowania UPO.
2. Administratorzy jednostek podrzędnych nadadzą uprawnienia zgodnie z zakresem czynności pracownikom swoich jednostek z uwzględnieniem osób ich zastępujących:
a) do dostępu do faktur w systemie KSeF,
b) do wystawiania faktur w systemie KSeF.
§ 3. Dostęp do KSeF w zakresie nadawania uprawnień oraz generowania certyfikatów następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministra Finansów: ksef.podatki.gov.pl.
§ 4. 1. W celu odpowiedniego zarządzania uprawnieniami w KSeF Kierownik Referatu Organizacyjnego i Ochrony Środowiska zobowiązany jest do niezwłocznego (najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy) informowania Administratora głównego o wszelkich zmianach w stosunku pracy dotyczących Kierowników Jednostek.
2. Administrator jednostki podrzędnej zobowiązany jest powiadomić Administratora głównego o wszelkich zmianach w stosunku pracy, pracowników wyznaczonych do dostępu do faktur w systemie KSeF.
3. Administrator główny oraz Administratorzy jednostek podrzędnych posiadający uprawnienia do zarządzania uprawnieniami w KSeF zobowiązani są niezwłocznie, nie później niż w terminie jednego dnia, od dnia zmiany stanowiska pracy lub zakończenia stosunku pracy przez pracownika, któremu nadano uprawnienia w KSeF, do odebrania tych uprawnień.
4. Administrator główny oraz Administratorzy jednostek podrzędnych zobowiązani są do prowadzenia ewidencji osób, którym nadali i/lub odebrali uprawnienia w KSeF wraz ze wskazaniem terminu ważności certyfikatów i przechowują ją zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce.
§ 5. 1. Pracownicy, którym Administratorzy nadali uprawnienia w KSeF zobowiązani są do uwierzytelnienia się w systemie KSeF przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia pracy w systemie KSeF.
2. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:
1) rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815);
2) podręcznikiem KSeF 2.0;
3) niniejszym zarządzeniem.
3. Mając na uwadze, że system KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik ma obowiązek:
1) przestrzegać zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy
i zakończenia pracy w systemie KSeF;
2) chronić przed osobami trzecimi dostępności do certyfikatów w KSeF;
3) przestrzegać regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych;
4) zgłaszać Administratorowi Bezpieczeństwa Informacji wszelkie incydenty mające wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.
§ 6. Za prawidłowe działanie systemu oraz bezpośredni kontakt z dostawcą oprogramowania oraz Ministerstwem Finansów - dostawcą aplikacji, odpowiedzialny jest Informatyk.
§ 7. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Miastkowo oraz Dyrektorom i Kierownikom jednostek budżetowych objętych centralizacją rozliczeń VAT.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.                                

Wójt Gminy
 
Rafał Bąkowski