Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Miastkowo

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372 z późn. zm.) w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:

§ 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji w Urzędzie Gminy jest system tradycyjny, rozumiany jako system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§ 2. 1. System tradycyjny wspomagany jest wdrożonym w Urzędzie systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwany dalej systemem EZD. 2. W systemie, o którym mowa w ust. 1 prowadzi się: 1) rejestr przesyłek wpływających, 2) dekretację, pod warunkiem przeniesienia jej na dokument w postaci papierowej.

§ 3. Przesyłki wpływające do Urzędu otwierane są w punkcie kancelaryjnym z wyłączeniem: 1) adresowanych imiennie, 2) oznaczonych klauzulą tajności, 3) ofert składanych w ramach naboru kandydatów do pracy oraz w ramach zamówień publicznych, 4) przesyłek kierowanych do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

§ 4. W systemie EZD nie podlegają rejestracji: 1) gazety i czasopisma; 2) ogłoszenia, zaproszenia, oferty handlowe, w tym szkoleniowe; 3) pisma okolicznościowe i życzenia; 4) dokumentacja finansowo - ksiegowa (rachunki, faktury, noty księgowe i inne dokumenty księgowe); 5) dokumentacja kadrowa i płacowa; 6) umowy.

§ 5. 1. Rejestracja przesyłek wpływających (RPW) w postaci papierowej polega na: 1) opatrzeniu przesyłki pieczęcią wpływu; 2) oznaczeniu przesyłki identyfikatorem RPW na pierwszej stronie przesyłki bądź na kopercie, jeśli przesyłka jest nieotwierana; 3) wykonanie odwzorowania cyfrowego (skanu). 2. Korespondencję wpływającą bezpośrednio na stanowisko wprowadza do systemu EZD bez skanowania cyfrowego merytoryczny pracownik, do którego wpłynęła korespondencja. 3. Odwzorowania cyfrowego nie wykonuje się dla przesyłek, które mają: 1) rozmiar strony większy niż A4; 2) liczbę stron większą niż 10; 3) nieczytelną treść; 4) postać inną niż papierowa: 5) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np. książka).

§ 6. 1. Dokument elektroniczny wniesiony przez elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) za pomocą formularza elektronicznego udostępnionego na platformie ePUAP jest rejestrowany w sposób automatyczny. 2. Dokument elektroniczny powinien zostać wydrukowany wraz z UPO oraz opatrzony pieczęcią wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku. 4. W przypadku gdy dokument elektroniczny zawiera podpis elektroniczny, wówczas na pierwszej stronie wydruku opatrzonego pieczęcią wpływu należy nanieść informację o następujacej treści: "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ...[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji, a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

§ 7. 1. Znakowanie spraw odbywa się zgodnie z symbolami określonymi w Regulaminie organizacyjnym oraz hasłami klasyfikacyjnymi wskazanymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA). 2. Pracownik prowadzący sprawę zobowiązany jest nanieść znak sprawy na przesyłkę wpływającą oraz pisma wychodzące w formie papierowej lub elektronicznej.

§ 8. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt

Kazimierz Górski